آغاز
هنگامی که برای اولین بار پروژه ای را شروع می کنید، مهم است که بر روی افرادی که با آنها کار می کنید به همان اندازه که شرکت در تلاش برای رسیدن به آن است تمرکز کنید.
اگر می توانید با حامی و مدیر پروژه اعتماد ایجاد کنید
این باعث می شود سود سهام در کل پروژه پرداخت شود.
بنابراین، چگونه این اعتماد را ایجاد می کنید؟ قبل از اینکه به این موضوع فکر کنیم، درک طرز فکر یک مدیر پروژه مهم است.
درون ذهن یک مدیر پروژه – از دیدگاه یک تحلیلگر تجاری
معلوم شد، مدیران پروژه هم مثل ما هستند! آنها می خواهند در کار خود خوب باشند و شاید نمی خواهند با مشکلات زیادی روبرو شوند و می خواهند موفق شوند.
تفاوت در مواردی است که در پروژه برای آنها اهمیت دارد. آنها بر برنامه ریزی، نشان دادن پیشرفت و حذف مشکلاتی که مانع پیشرفت می شوند تمرکز می کنند. هنوز هیچ مورد بحث برانگیزی وجود نداشته است.
من به یکی از همکارانم راهنمایی می‌کردم که بر رابطه بین یک مدیر پروژه و یک تحلیلگر تجاری تمرکز می‌کرد و وظیفه داشت شروع به صحبت با مدیران پروژه کند. زبان صحیحنگرانی او این بود که تحلیل گران کسب و کار بر درک مشکلات تمرکز می کنند و بنابراین بر موضوع متمرکز هستند. گاهی اوقات این ممکن است منفی به نظر برسد.
مدیران پروژه (و به طور کلی مردم) به پیام های مثبت بهتر پاسخ می دهند. آلیسون لجر وود این ایده و تاثیر منفی پیام های منفی را در این ویدئوی TEDx بررسی می کند.
آریل هالیوی در این ویدیو به بررسی قدرت کادربندی مثبت می‌پردازد.
یک درس آموخته شده این است که تحلیلگران کسب و کار باید به نحوه بیان خود فکر کنند.
چند نمونه
این نمونه ها را در نظر بگیرید:
- من می خواهم برای یک جلسه برنامه ریزی کنم یا … شما یک جلسه تعیین کرده اید;
- من 10٪ باقی مانده است یا … من 90٪ تمام شده است یا این کار تا دوشنبه انجام می شود.
- من موافق نیستم یا… دوست دارم از منظر دیگری به این موضوع نگاه کنم.
- من نمی دانم یا … پل متخصص در این زمینه است. از او پرس و جو خواهم کرد؛
- طرح پروژه اشتباه است یا … من کاملاً متوجه طرح نیستم و مهم است که بتوانم موفقیت خود را تضمین کنم. آیا می توانیم در مورد آن بحث کنیم؟
این یک موضوع نسبتاً بزرگ است، اما موارد اصلی که باید در هنگام برقراری ارتباط با مدیر پروژه خود در نظر بگیرید عبارتند از:
- چگونه می توانم این را به یک بیانیه مثبت تبدیل کنم؟
- چگونه نشان دهم که این کار را خواهم کرد؟ پادشاه این مشکل؟
- آیا پیشرفتی در جهت حل یک مشکل نشان داده ام؟
در نهایت، یک تحلیلگر خوب کسب و کار همیشه در تلاش برای القای اعتماد است. اگر مدیر پروژه شما به شما اعتماد داشته باشد، از قبل اعتماد ایجاد کرده اید و این به تقویت رابطه و در نهایت موفقیت شما کمک می کند.
همیشه یک قدم جلوتر باشید
ما به ضرورت اشاره کردیم صاحب پروندهدر تجربه من، یک تحلیلگر کارآمد کسب و کار:
- مشکل را تعریف کنید؛
- در مورد چگونگی حل آن فکر کنید؛
- برای حل مشکل برنامه داشته باشید.
وقتی می گویم منظورم همین است جلوتر باشبسیار مهم است که به سرعت به آخرین مرحله برسید تا بتوانید آن را به مدیر پروژه در میان بگذارید، اعتماد به نفس پیدا کنید و حمایت او را جلب کنید.
من همیشه جلو نبودم و این باعث ایجاد مشکل با مدیر پروژه شد. در پروژه قبلی، پروژه به چند دلیل شروع سنگلاخی داشت، اما دلیل اصلی این بود که اگرچه نتیجه مطلوب مشخص بود (کاهش سطح کلاهبرداری از کارت اعتباری)، اما مشخص نبود که چگونه به دست می آید.
همچنین برخی آشفتگی ها وجود داشت زیرا سهامداران اصلی امیدوار بودند که از این پروژه برای ارائه برخی بهبودهای غیر مرتبط دیگر به کانال خدمات آنلاین کارت اعتباری استفاده کنند.
من یک کارگاه اولیه را راه اندازی کردم که فقط تا حدی موفقیت آمیز بود زیرا برخی از مسائل کلیدی مرتبط با محدوده پروژه مورد توجه قرار نگرفت. به دلیل این موضوع اعتماد از بین رفت و در این مرحله مدیر پروژه شروع به مداخله برای رفع این مشکل کرد.
این اتفاق افتاد چون من نبودم روی پای جلو با طرحی که مشکلات و نحوه رسیدگی به آنها را برجسته می کند.
مدیر پروژه همچنان مسئولیت این مشکل را بر عهده می گرفت، که ایجاد اعتماد و یک رابطه کاری قوی را دشوار می کرد، زیرا مدیر پروژه بدون نظر من تصمیم می گرفت.
اینجاست که به اهمیت حیاتی ایجاد یک استراتژی برای مدیریت کار تجزیه و تحلیل کسب و کار شما پی بردم.
استراتژی تحلیل کسب و کار خود را مستند کنید و از پیشرفت گزارش دهید
روش خود را برای انجام تجزیه و تحلیل کسب و کار مستند کنید تا نشان دهید:
- اصول و مفروضات کلیدی که برنامه شما را شکل دادند؛
- رویکرد شما؛
- جاذبه ها و فعالیت های برتر؛
- هر گونه خطر و نحوه کاهش آنها.
برای اکثر پروژه‌ها، توصیف آن باید فقط چند صفحه طول بکشد و اغلب در چند اسلاید در یک ارائه امکان‌پذیر است.
مهم است که به مدیر پروژه خود فرصت دهید تا اصول و مفروضات شما را مطرح کند تا از آنها متقاعد شود و از نظر او بهره مند شوید تا در صورت لزوم رویکرد خود را تطبیق دهید.
همه اینها بخشی از ایجاد اعتماد و اعتبار است.
هنگامی که برنامه ای را تأیید کردید، می توانید پیشرفت را به سمت آن پیگیری کنید و پیشرفت را گزارش دهید.
با گزارش پیشرفت خود اعتماد ایجاد کنید
هر تعامل با مدیر پروژه خود را به عنوان فرصتی برای ایجاد اعتماد و اعتبار بیشتر در نظر بگیرید.
شما باید در مورد پیشرفت خود گزارش دهید و هر بار باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا کارها خوب پیش می رود؟ آیا به دستاوردهایی دست یافته ایم یا مشکلات دشواری را حل کرده ایم؟ اگر چنین است، در مورد آن صحبت کنید!
- آیا مشکلی دارید؟ اگر چنین است، برای حل آن چه می کنید؟ نشان دهید که کنترل خود را در دست دارید و برای ایجاد این اعتماد به نفس تلاش کنید. اگر به کمک نیاز دارید، در مورد آنچه نیاز دارید کاملاً واضح بگویید و فوراً آن را بخواهید.
- آیا اوضاع در مسیر درست است؟ خطرات چیست و چه باید کرد؟ باز هم، در مورد خطرات و برنامه های خود برای کاهش آنها کاملاً شفاف باشید. از هر گونه غافلگیری ناخوشایند خودداری کنید! اگر یکی از ذینفعان در جلسات شرکت نمی کند، آن را گزارش کنید و با ذینفع صحبت کنید تا در اسرع وقت به موضوع رسیدگی شود.